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Lerntipp für Ihre IHK-Prüfung zur/zum Gepr. Personalfachkauffrau/mann: Der Management-Regelkreis
Lerntipp: Der Management-Regelkreis
Der Lernstoff für die IHK-Prüfung der Personalfachkaufleute (PFK) ist sehr umfangreich. Daher möchte ich gern einen Tipp teilen, den ich meinen Kursteilnehmern immer ans Herz lege.
In den 4 Handlungsfeldern kommen sehr viele verschiedene Planungs- und Ablaufempfehlungen/-diagramme vor, die prüfungsrelevant sind.
Beispiele: Benchmarking planen und durchführen, Innovationsprozess initiieren, Prozessgestaltung (mehrere Modelle möglich), Durchführung eines Prozessaudits, Prozessselbstbewertung nach EFQM, Planung von Projekten, Projektphasen eines Projektes, PDCA-Zyklus….
Frage: Muss man die alle auswendig können für die Prüfung?
Antwort: NEIN. Es gibt EINE Variante, sozusagen ein Generalschlüssel, mit dem Sie ALLE anderen Schlösser sinnbildlich öffnen können. Es handelt sich dabei um den „Management-Regelkreislauf“. Mit diesem Ablauf (Abbildung 1) lassen sich die oben genannten Beispiele kinderleicht herleiten und die Prüfungsfragen logisch und sicher beantworten.
Erfolgreich und besser lernen – Mit uns bestehen auch SIE Ihre PFK-Prüfung. Garantiert!
Wie erstelle ich eine Präsentation für die/den Gepr. Personalfachkauffrau/mann?
Viele Teilnehmer/innen haben Schwierigkeiten, eine eigene Präsentation zu erstellen. Heute möchte ich Ihnen anhand eines Praxisbeispiels veranschaulichen, wie man eine gute Präsentation aufbauen kann.
0 Deckblatt (Thema/Titel, Zitat oder Abbildung, um Spannung zu erzeugen) (1 Seite)
Beispielthema: Einführung von hochstrukturierten Bewerberinterviews für Führungskräfte.
Zitat: „Wer aufhört, besser werden zu wollen, hört auf, gut zu sein.“
Marie von Ebner-Eschenbach
1 Vorstellung des Unternehmens (1 Seite)
Das Unternehmen sollte kurz und übersichtlich mit Zahlen und Fakten vorgestellt werden
2 IST-Analyse/Problembeschreibung (1 Seite)
Hier stellen Sie ihre jetzige Situation dar. Es muss ein personalwirtschaftliches Problem dargestellt werden mit klaren Zahlen und zur besseren Visualisierung auch graphisch, z.B. Kuchendiagramm.
Beispielhafte Problembeschreibung: In den letzten sechs Monaten betrug unsere Fehlbesetzungsquote bei Neueinstellungen von Führungskräften 50 %. Diese IST-Situation sollte jetzt zahlenmäßig und graphisch genauer dargestellt werden
3 Ursachenanalyse (1 Seite)
Hier müssen Sie jetzt Gründe anführen und mit Zahlen/Fakten belegen. Z.B. Ursachen wären nicht aussagekräftige Fragen im Vorstellungsgespräch, z.B. Stärken und Schwächen, Bewerbungsgründe, Selbstcharakterisierung des Bewerbers. Hier wird jetzt dargestellt und mit Fakten belegt, warum diese Fragen im Vorstellungsgespräch keine Aussagekraft haben (z.B. aktuelle Studien). Es muss für die Zuhörer klar und eindeutig sein, worin das Problem liegt, dass wir eine so hohe Fehlbesetzungsquote haben. Diese Ursachenanalyse sollte auch wieder graphisch übersichtlich gestaltet sein und mit Graphiken untermauert sein.
4 Soll-Situation / Lösungsansatz (1 Seite)
Hier nennen Sie jetzt Ihr Ziel, was Sie mit Ihrem Verbesserungsvorschlag erreichen wollen. Dieser muss messbar und überprüfbar sein.
Beispiel Soll-Situation: Fehlbesetzungen von Führungskräften in den nächsten 6 Monaten auf unter 10% senken.
Beispiel Lösungsansatz: Einführung von hochstrukturierten Bewerberinterviews
5 Kosten-Nutzen Analyse (2-3 Seiten)
Die Kosten-Nutzenanalyse ist extrem wichtig, da Sie hier ALLE Kosten, die bisher anfallen/entstanden sind, mit den Kosten für Ihren Verbesserungsvorschlag gegenüberstellen. Dazu kann gehören auf jeden Fall die Personalkosten, der Zeitraum etc. Der Geschäftsführung (IHK Prüfer) muss auf einen Blick ersichtlich sein, dass sich Ihr Verbesserungsvorschlag lohnt und zwar aus betriebswirtschaftlichen Gründen.
Sie könnten auf der ersten Seite kurz graphisch die Vorteile Ihrer Maßnahme gegen über den bisher entstandenen Kosten gegenüberstellen
Auf der Nächsten Seite könnten Sie eine genaue Aufstellung der Zahlen liefern. Diese sollten schlüssig sein. Hier sollten Sie Ihr Unternehmen oder Dozenten um Hilfe bitten, um genaue Zahlen zu erhalten.
6 Umsetzung (4-5 Seiten)
Hier müssen Sie darstellen, wie Sie bei Ihrem Verbesserungsvorschlag vorgehen (zeitliche und inhaltliche Planung). Dabei müssen Sie davon ausgehen, dass die Geschäftsführung keine Personaler sind und Sie daher wichtige Informationen auch erklären müssen, z.B. die Gütekriterien Objektivität, Validität und Reliabilität bei der Umsetzung von hochstrukturierten Bewerberinterviews.
Tipp: Arbeiten Sie mit Meilensteinen, die auf einem Zeitstrahl genau abzulesen sind für die Prüfer. Das vereinfacht das Verständnis. Waagerecht: Zeitraum, Senkrecht: Einzelne Schritte der Umsetzung, Step1, Step2….
Wichtig ist auch eine Evaluierung bei Ihrer Planung. Sie müssen nach Durchführung Ihrer Maßnahme die Möglichkeit haben, diese auf ihren Erfolg hin zu überprüfen. Das geht nur mit Fakten und Zahlen, keine Vermutungen. Stellen Sie dar, wie Sie ihre Maßnahme beurteilen können und werden.
7 Rechtliche Rahmenbedingungen (1 Seite)
Hier listen Sie die wichtigsten Gesetze auf, die Sie bei der Umsetzung Ihres Verbesserungsvorschlags berücksichtigen müssen, z.B. Betriebsverfassungsgesetz, Datenschutzgesetz, AGG…)
8 Fazit (1 Seite)
Kurzes Statement von Ihnen mit der Bitte um Zustimmung der Geschäftsführung zur Umsetzung des Verbesserungsvorschlags.
Zum Beispiel: Angesichts der genannten Vorteile empfehle ich die Einführung hochstrukturierter Bewerberinterviews, um die Fehlbesetzungsquote bei Führungskräften auf unter 10 % zu senken und damit Kosten sowie Zeitaufwand nachhaltig zu reduzieren.
Für weitere Fragen stehe ich Ihnen jetzt gerne zur Verfügung.
Businessman and woman discussing on stockmarket charts in office
Welche Themen eignen sich für die mündliche Präsentation zur/zum Gepr. Personalfachkauffrau/mann?
Da diese Frage ein Dauerbrenner ist, möchte ich hier ein paar Vorschläge machen, die sich gut eignen. Natürlich unterstütze ich unsere Teilnehmer/innen in den Kursen bei der Findung, Planung und Erstellung der Präsentation für ihre IHK Prüfung.
-Planung und Durchführung eines Workshops oder eines Trainings , z.B. Interkulturelles Lernen oder ein Sprachkurs (Englisch)
-Einführung eines BEM (Betriebliches Eingliederungsmanagement)
-Einführung von hochstrukturierten Bewerberinterviews (Vorstellungsgespräche)
-Planung und Durchführung eines Assessment-Center (AC) für eine Stelle als Führungskraft
-Azubi-Onboarding oder Onboarding für Mitarbeiter
-Einführung von Zeitarbeit bei erhöhten Auftragseingängen
-Einführung eines Zeiterfassungssystems
-Planung und Durchführung einer Mitarbeiterbefragung
-Erstellung eines Beurteilungsbogens für Mitarbeiter
-Einführung einer leistungsorientierten Bezahlung für Mitarbeiter im Vertrieb
-Einführung einer digitalen Personalakte
-Planung und Entwicklung eines Stellenanforderungsprofils
-Planung und Durchführung einer Zertifizierung
-Planung und Entwicklung eines Trainee Programms für Hochschulabsolventen
-Planung eines Messeauftritts, z.B Ausbildungsmesse
Wie finde ich ein geeignetes Thema für die Präsentation zur/zum Gepr. Personalfachkauffrau/mann?
Hier einige Tipps von mir:
1 Jede IHK in Deutschland hat die gleichen bundesweiten Vorgaben, eine Präsentation zu bewerten. Das heißt, dass es keine Rolle spielt, an welcher IHK Sie Ihre Prüfung ablegen. Alle meine bisherigen Teilnehmer/innen haben an unterschiedlichsten Kammern Ihre Prüfungen abgelegt. Da gab es nie Probleme.
2 Sie sollten bei der Auswahl der beiden Präsentationsthemen folgendes beachten:
-Zahlen/Kosten/Zeitaufwand (Haben Sie ein Problem damit, diese zu ermitteln, lassen Sie die Finger von dem Thema)
-Fachwissen über das Thema haben (Sie können Ihren Dozenten, oder auch mich, um Literaturempfehlungen bitten)
-Auf eine hohe Praxisrelevanz achten! (Die ist sehr nützlich für spätere Vorstellungsgespräche als Bewerber/in, denn die meisten Personalabteilungen der Unternehmen haben genug offene Baustellen, für die Sie idealerweise eine praxisnahe Lösung ausgearbeitet haben.- Aber auch in Ihrem Unternehmen können praxisnahe Lösungen Ihnen dabei helfen, beruflich aufzusteigen)
-Die IST-Situation in Ihrem Betrieb muss konkret beschrieben werden und messbar sein
-Die SOLL-Situation in Ihrem Betrieb (Verbesserung) muss klar beschrieben werden und auch messbar sein
